広報の聖典「メディアリスト」を作ろう

お付き合いのあるメディアの方たちをリスト化したものを、広報/PR業界では「メディアリスト」といいます。

自社のメディアリストは、わたしは本当に聖典だと思っていて、これが無くなるとわたしは死にます。それくらい、本当に自分にとっても、会社にとっても大切なものなので、今回はメディアリストについてご紹介します。

PR TIMESなどのプラットフォームにもメディアリストという概念はあって、設定しておくと、そのプラットフォームと提携をしている媒体に自動でメールを送ってくれるものなのですが、PR TIMESのリストが全てのメディアではない、メールの送り先は多くがいわゆるinfo@なので見ない人は見ないというところで、本当にちゃんとメディアリレーションを行っていきたいのであれば、自社に最適化した自社のメディリストを作っていくことが必要になってきます。

最適化した自社のメディリスト。フォーマットや書くべき情報などは、基本的に自分や自社が使いやすいようにアレンジしていくといいと思いますが、わたしが使っているフォーマットを、ベーシックなものとしてご紹介いたします。

かなりシンプルなものですが、この行の情報にそって、列にメディア情報を入れていきます。

ちなみに、わたしのマイルールなのですが、メディアリストに記載するのは、名刺を交換してご挨拶をしたことがある方のみ。

なぜならば、このメディアリストは直接そのご担当者にメールでプレスリリースをご案内するので効果が強い(掲載されやすい)分、例えば闇雲にプレスリリースを送り続けると心象が悪くなる可能性もあり、取り扱いにはかなり気を使うべきものだからです。

ご挨拶はまだ出来ていないメディアさんだけれど、今後ご挨拶をするメディアさんは、名前やコメントを記載せずに、色を変えてメモ代わりに記載することはありますが、基本的にはご挨拶が済むまでは、プレスリリースなどはお送りしません。

では、各項目に記載する情報を説明していきます。

媒体
Web・テレビ・新聞・雑誌・ラジオが一般的ですが、業種やサービス内容によっては、ブログ・Twitter・Instagram・YouTubeなどを入れていってもいいと思います。いまの時代、企業のメディア力をゆうに超えるメディア力をもつ個人の方もたくさんいます。

会社名
メディアリストは、プレスリリースを送るとき以外にも、年賀状やお中元など郵送するものがある場合の、いわゆる住所録代わりにもなります。正式名称を入れておきましょう。メディアリストで完結出来るのが理想です。

メディア名
正式名称を。英語とかカタカナとか、間違いがち。

URL
このメディアって最近どんなことをやっているんだろう?お伺いする前に最新の記事見ておこうかな?そんなときにも、メディアリストで完結出来るとすごく楽なので、URLを入れておくのがおすすめです。

郵便番号
住所と分けるのは、郵送物がある場合にラベル印刷などで便利だからです。

住所
階数とか忘れがち。

電話番号①
①には、編集部の電話番号を記載することが多いです。

電話番号②
②には、ご担当者の直通電話や携帯番号を記載することが多いです。

役職
変わりやすいので、無くてもいいかもしれませんが、正式な書面などには必要になってくることもあります。

名前
ご担当者の名前。姓名分けてもいいかも。

メアド
ご担当者のメールアドレス

会社宛メアド
編集部全体のメーリングリストのアドレスや、プレスリリース送付先として設定されているメールアドレスを記載します。

コメント
メディアリストの中でも特に重要なのがこの列。この人はどういう方なのか、どういう分野に興味があるのか、ご挨拶をしたときにどんな話で盛り上がったのか、などを書くところです。

わたしの場合は、聞き出せた話は、本当になんでも書いておきます。食の好みがわかれば会食にお誘いしたときにお店が選びやすいですし、住んでいる場所とか家族構成とかが分かれば、自社の情報以外にもご案内が出来ることもあるかもしれません。
(わたしの場合は、イベントのご招待券や優待券をもらうことが多いので、自社関係なくご興味あれば差し上げることもあります)

最後のコメント部分は、最初のご挨拶からグイグイ色々なことを聞いたらただの気持ち悪い人なので、この部分は仲良くなればなるほど更新されていくもの。

コメントが一番更新されていく項目ではありますが、メディアリスト全体が、ご担当者の異動や転職、昇進、その他などで随時更新されていくものだと思ってください。

ここまで読むと、結構ちゃんとした管理が必要なことが分かっていただけると思うのですが、なので、自社メディアリストは200件とか300件とかを一人で管理するのはなかなか難しくて、広報/PRの力量やマメさにもよると思いますが、顔や好みが分かる件数くらいを上限値と考えるといいと思います。100件っていう人もいるだろうし、もっと頑張れる人もいるだろうし、少しずつ増やしていく人もいるだろうし。もちろん、所属年数とかによっても変わって来ると思います。

そして、プレスリリースを送る際は、ちゃんと管理されたメディアリストを使用して、商材やサービスにあわせてフィルタリングをした上で送っていきます。

わたしの場合は、プレスリリースをお送りするタイミングで、全体のシートをコピーして、ご担当者の趣味趣向に合わせて削っていくことが多いです。
(例えば最近、株式会社闇の案件で東京&福岡のイベント情報を流したのですが、大阪ローカルのメディアさんは抜きました)

管理は大変ですが、本当に自分の、会社の聖典となるメディアリスト。まだ作っていない人は今すぐに作成を、更新が出来ていない人は今すぐに見直しを、そしてわたしと同じように大切にしている人はこれからも大切にしていきましょう!